Event planen leicht gemacht – 5 typische Fehler bei der Eventplanung und wie du sie vermeidest - Teil 2

Ob Vereinskonzert mit Bratwurstbude, Stadtfest, Kinderflohmarkt oder stylishe Firmenfeier mit DJ-Pult und Diskokugel – Events zu organisieren ist aufregend. Aber auch tricky. Vor allem, wenn man typische Planungsfehler übersieht.In Teil 1 haben wir uns bereits die ersten drei Stolperfallen angesehen. Jetzt geht’s weiter mit Teil 2 – mit noch mehr Learnings und Praxistipps, damit dein Event nicht nur stattfindet, sondern richtig durchstartet. 🚀

Warum das zum Problem wird: Ohne spannendes Programm bleibt dein Event blass. Die Gäste nehmen vielleicht Häppchen und Deko wahr, aber es fehlt der bleibende Eindruck. Gerade Stammgäste oder Mitglieder wollen jedes Mal etwas Neues oder Besonderes erleben.

So machst du’s besser:

👉 Entwickle ein durchdachtes Event-Konzept.

Entwickle ein durchdachtes Event-Konzept 🧠.
Überlege dir, was dein Publikum begeistern würde:

👉Bei einem Konzert die richtige Mischung der Musikacts 🎶
👉Bei einem Vereinsfest Highlights wie eine Tombola oder Showeinlagen 🎟️
👉Bei einer Tagung interessante Vorträge oder Workshops 📚

Achte darauf, dass das Programm abwechslungsreich und zielgruppengerecht ist.​.

Hol dir Feedback von anderen Teammitgliedern: Wirkt das Programm stimmig und attraktiv?
Oft hilft es, sich in die Rolle der Besucher zu versetzen und ehrlich zu fragen: Würde ich da gerne hingehen?

Wenn nein – optimiere das Programm. 🚀

Und vergiss nicht, das Kernthema deines Events stets im Blick zu behalten.
Alles, was du planst, sollte diesem roten Faden folgen, damit ein rundes Gesamtbild entsteht 🎯.

❌ Fehler 7: Mangelnde Werbung und Kommunikation

Das Event ist super, die Leute kommen schon von allein. NEIN! Dieser Irrglaube ist leider weit verbreitet​. In Wahrheit reicht selbst das beste Programm nicht, wenn keiner davon erfährt. Unzureichende Werbung oder eine halbherzige Kommunikation mit der Zielgruppe führen dazu, dass viel Potenzial ungenutzt bleibt.

Warum das zum Problem wird: Ohne effektive Promotion bleiben Gäste einfach aus 🚫.
Nicht, weil dein Event unattraktiv wäre, sondern weil sie nichts davon wissen oder sich nicht angesprochen fühlen.
Viele Events scheitern bereits daran, dass Einladungs-Mails ungelesen im Papierkorb landen 📩🗑️ oder Plakate niemanden wirklich ansprechen.

So machst du’s besser: Erstelle einen Vermarktungsplan für deinen Event 🧠✍️.
Überlege dir, welche Kanäle deine Zielgruppe nutzt und wie du sie am besten erreichst:

• Kombiniere verschiedene Massnahmen statt nur auf eine Karte zu setzen 🎯:
  z. B. Social Media 📱, lokale Presse 📰, Flyer auslegen ✉️, Newsletter 📬, persönliche Einladungen.

• Stimme die Aktionen zeitlich aufeinander ab, um über einen längeren Zeitraum Präsenz aufzubauen ⏳.

Wichtig ist eine klare Botschaft, die neugierig macht:
👉 Kommuniziere den Mehrwert deines Events (Warum sollte ich hingehen?).

Nicht zuletzt:
👉Kommuniziere auch mit angemeldeten Gästen weiter – z. B. ein Reminder kurz vor dem Event mit wichtigen Infos.
Aber: Bleib im richtigen Mass, damit es informativ bleibt und nicht als lästig empfunden wird.

❌ Fehler 8: Umständliche Anmeldung und komplizierter Ticketverkauf

Worum geht es? Interessierte haben von deinem Event gehört und wollen sich anmelden oder ein Ticket kaufen 🎟️ – doch dann springen sie entnervt ab, weil der Ticketverkauf unnötig kompliziert ist.
Ein häufig unterschätzter Fehler ist es, den Anmelde- oder Ticketkaufprozess unnötig schwierig zu gestalten.

Warum das zum Problem wird: Mit den Anmeldungen steht und fällt deine Veranstaltung – melden sich nicht genügend Teilnehmer:innen an, war all der Aufwand vergebens.

Jede zusätzliche Hürde im Prozess kann potenzielle Gäste abschrecken 🚫:

• zu viele Pflichtfelder im Formular 📋
• technische Probleme ⚠️
• keine Online-Ticketkaufmöglichkeit 🌐
• umständliche Bezahlmethoden 💸
• veraltete Websites 🖥️

All das führt dazu, dass Leute abbrechen oder vielleicht auch nie auftauchen.

So machst du’s besser:

👉Halte die Anmeldung so einfach und nutzerfreundlich wie möglich.

Frage im Anmeldeformular wirklich nur die nötigsten Informationen ab – niemand füllt gern endlose Felder aus, nur um ein Ticket zu bekommen.

Biete möglichst eine Online-Ticketing-Lösung an, sodass Interessenten sofort ein Ticket sichern können, anstatt mühsam via E-Mail oder Überweisung zu reservieren.

❌Fehler 9: Kein Plan B für Risiken und Änderungen

„Hoffen wir, dass alles glatt läuft!“ – Hoffnung ist gut, Planung ist besser. Ein häufiger Fehler in der Eventorganisation ist das Fehlen eines Notfallplans 🚨 bzw. keiner Überlegungen für den Fall, dass etwas anders läuft als erwartet.

So machst du’s besser: Identifiziere früh die grössten Risiken

Identifiziere frühzeitig die grössten Risiken für dein Event und entwickle für jedes einen Plan B 📝.

Beispiele:

• Wetter: Was tun, wenn es regnet oder unerwartet 35°C heiss wird? 🌦️🔥

• Technik: Gibt es Ersatzgeräte, falls Mikro oder Beamer ausfallen? 🎤💻

• Personalausfall: Wer kann einspringen, wenn ein wichtiger Helfer oder sogar der Hauptact absagt? 🚑

👉 Halte diese Notfallpläne schriftlich fest!

Ebenso wichtig: Kommunikationswege für Änderungen.

• Lege fest, wer befugt ist, Entscheidungen zu treffen.

• Definiere, wie Änderungen schnell an alle Beteiligten kommuniziert werden.

• Stelle sicher, dass Caterer, Dienstleister und Gäste rechtzeitig alle Updates erhalten.

Nothing's worse als ein Caterer, der noch den alten Zeitplan hat oder Besucher:innen, die plötzlich eine Stunde zu früh am Eingang stehen. 😬

Halte deshalb:

• die Kontaktdaten aller Dienstleister griffbereit 📇

• einen Plan für schnelle Rund-SMS oder E-Mails bereit 📲einmal per E-Mail darüber benachrichtigen. So sind alle Teilnehmer zeitnah informiert.

Kurz gesagt: Plan für das Unerwartete, dann bringt es dich nicht aus der Ruhe.

❌Fehler 10: Vernachlässigte Nachbereitung und Erfolgskontrolle

Dieser Spruch bewahrheitet sich immer wieder 🔄.

Der Fehler:
Sobald die Veranstaltung vorbei ist, wird nicht mehr darüber nachgedacht.
Keine Nachbesprechung, keine Auswertung, keine Dankesnachricht an Gäste oder Helfer 🎈

Warum das zum Problem wird: 

Erkenntnisse aus dem Event bleiben ungenutzt:
Was lief gut, was nicht? 🔍
Ohne Nachbereitung machst du beim nächsten Mal vielleicht dieselben Fehler wieder.

Du lässt eine wichtige Gelegenheit liegen, Teilnehmer:innen zu binden oder Feedback einzuholen 🗣️.
Gäste und Sponsoren fühlen sich möglicherweise wenig wertgeschätzt, wenn nach dem Event Funkstille herrscht 📵.

So machst du’s besser: Plane von Anfang an Zeit für die Nachbereitung ein ⏳.

Unmittelbar nach dem Event:

👉 Internes Debriefing: Was hat funktioniert? Wo gab es Probleme? Wurden die Ziele erreicht? 🎯

👉 Bilanz ziehen: Orientiere dich an deinen vorher definierten KPIs 📈.

👉 Feedback sammeln:

• Formlos im Gespräch mit Besucher:innen 🗨️

• Online-Umfrage verschicken 📨

• Social-Media-Kommentare auswerten 📱

Ziel: Die Perspektive der Gäste wirklich verstehen.

Zahlen und Daten auswerten:

• Wie viele Tickets wurden verkauft? 🎟️

• Wie viele Gäste sind tatsächlich erschienen? (Tipp: Elektronische Ticketsysteme mit Scan-Funktion geben dir exakte Zahlen.)

• Welche Getränke liefen am besten? 🍻

Solche Daten helfen dir enorm bei der Planung künftiger Events.

Bleib in Kontakt:

👉 Bedanke dich bei allen Beteiligten 🙌 – z. B. eine freundliche E-Mail mit Dank und vielleicht einigen schönen Fotos 📸.

👉 Auch Helfer:innen und Sponsoren sollten einen persönlichen Dank erhalten.

👉 Kommuniziere eure Erfolge auf euren Kanälen:(„Über 500 Gäste feierten mit uns – danke an alle!“)

Nicht vergessen:

👉 Speichere wichtige Dokumente, Ausgabenlisten und Checklisten.
So baust du dir nach und nach einen wertvollen Erfahrungsschatz auf.

Die Nachbereitung mag extra Arbeit bedeuten, aber sie zahlt sich aus – deine nächsten Events werden davon profitieren 💪.

Fazit: Events gelingen mit Plan, Herz und einem Backup

Jeder Fehler ist ein Learning. Und wenn du weisst, was schiefgehen kann, bist du deinen eigenen Hürden schon einen Schritt voraus.

✨ Setz auf gute Vorbereitung, starke Kommunikation und einen Event, das dein Publikum wirklich abholt – dann wird dein Event nicht nur reibungslos, sondern richtig legendär.

👉 Noch nicht Teil 1 gelesen? Hier geht’s zum ersten Artikel

👉 Oder gleich loslegen? Hier Event erstellen