Hot Hot Hot! Was Veranstaltende bei Hitze unbedingt beachten sollten.

Sommer, Sonne, Sonnenstich? 🥵 Während sich viele über Open-Air-Events und lange Abende freuen, bringt die Hitze für Veranstaltende auch echte Herausforderungen mit sich. Denn wenn die Temperaturen steigen, steigen auch die Risiken – für Besucher:innen, Crew und Technik. Ob Stadtfest, Festival oder Flohmarkt – hier kommt dein Quick-Guide, wie du mit klugen Massnahmen einen kühlen Kopf behältst und dein Event auch bei 30+ Grad smooth läuft:

1. Wasser, Wasser, Wasser!

Klingt banal? Ist aber die Superkraft gegen Hitzekollaps und schlechte Laune.
Deine Besucher:innen werden es dir danken, wenn es statt 5 CHF für eine Mini-Flasche einfach kostenlos an der nächsten Wasserstation tanken kann. Stay hydrated !

Stell kostenlose Wasserstationen bereit
Bring eigene Becher mit! – Der Hinweis auf Becher, eigene Wasserflaschen oder andere wichtige Infos
Kleine Nebel-Sprühduschen sind super ästhetisch und retten bei 35 Grad Leben (gefühlt zumindest)
Lass dein Personal mit stylischen Bauchläden Wasserflaschen verteilen. Wer sagt, dass nur Shots so serviert werden dürfen?

💡 Eventfrog-Pro-Tipp:

Mit der Funktion «Mitteilung an Käufer:in» kannst du schon im Kaufprozess auf Hitze, Trinkflaschen & Co. hinweisen. Der Text erscheint direkt beim Ticketabschluss und in der Bestellbestätigungsmail – perfekt, um alle rechtzeitig zu informieren und Missverständnisse zu vermeiden.

2. Ohne SPF? No Go!

Bei mehrstündigem Aufenthalt im Freien steigt die UV-Belastung enorm. Damit deine Besucher:innen geschützt bleiben, lohnt es sich, proaktiv für Sonnencreme zu sorgen – z. B. am Infopoint, an Erste-Hilfe-Stationen oder sogar in Sanitärbereichen. Das zeigt nicht nur Verantwortungsbewusstsein, sondern kann auch gesundheitliche Risiken wie Sonnenbrand oder Sonnenstich effektiv minimieren.

Und natürlich: Dein Team zuerst! Techniker:innen, Security und andere Helfende sind oft stundenlang der Sonne ausgesetzt – stelle sicher, dass Kopfbedeckungen, Sonnencreme und Pausen im Schatten selbstverständlich sind.

3. Schatten ist Gold wert

Ein einzelner Baum auf der Wiese? Nett gemeint, aber keine Lösung. Wenn die Sonne brennt, braucht dein Event durchdachte Schattenkonzepte und zwar für alle Bereiche.

Denk in Zonen:
Schaffe gezielte, gut platzierte Rückzugsorte:

In der Chill-Area helfen Sonnensegel, Palettenmöbel und vielleicht sogar ein paar Pflanzen dabei, den Ort zum beliebten Spot zu machen.
Der Food Court sollte mit Schirmen, Zelten oder Pavillons überdacht sein, denn niemand isst gern in der prallen Sonne.
Auch bei Erste-Hilfe und Security ist Schatten kein Nice-to-have, sondern ein Muss! Wer konzentriert und einsatzfähig bleiben soll, darf nicht durchgehend überhitzt sein.

Und das Beste: Wenn du Schattenbereiche gezielt inszenierst z.B. mit cooler Deko, Loungemöbeln oder sogar einem kleinen DJ-Setup lädt der Ort zum Verweilen, Abkühlen & Energie tanken ein.

4. Kreislauf am Limit? Not today!

Hitze = Risiko. Sonnenstich, Schwindel, Atemnot – das passiert, und zwar schneller als man denkt.
Darum brauchst du als Veranstalter:in mehr als nur ’nen Erste-Hilfe-Kasten:

🚑 Sanitäter:innen vor Ort, gut sichtbar positioniert - Kurze Wege für den Notfall (auch für Menschen mit Mobilitätseinschränkung!)

🚨Ordner:innen oder Awareness-Team schulen (Wie erkennt man Überhitzung?)

🎤 Durchsagen wie: «Hey Leute, vergesst nicht zu trinken und sucht euch mal kurz Schatten!»

5. Deine Technik ist keine Sonnenanbeterin

Du willst Bass, aber das Technik Setup fühlt sich wie ein Backofen an? Hitze killt nicht nur die Stimmung, sondern auch die Technik:

Mischpulte, Stromkästen, Lichttechnik – alles braucht Schatten & gute Belüftung
Ventilatoren und Planen sind hier Pflicht
Akkus und Laptops nie in die direkte Sonne stellen, denn sonst hast du plötzlich keine Musik mehr, sondern einen Saunagang mit Publikum
Dein Kassensystem? Sollte auch bei Schweisshänden funktionieren (Touchscreen-Check!)

6. Kommunikation is key

Mach deine Gäste fit für den Hitzetag!
Informier sie vorher über deine Eventbeschreibung auf Eventfrog, auf Insta, Facebook, WhatsApp, Telegram, Brieftaube – egal, aber sag ihnen:

Was sie mitbringen sollen (Trinkflasche, Hut, Sonnencreme)
Wo sie Schatten & Wasser finden
Was sie bei Kreislaufproblemen tun können
Und dass Tanzen auch im Schatten erlaubt ist 😎

Auch vor Ort: klare Beschilderung, freundliche Helfer:innen und am besten: eine Chill-out-Area.

Fazit: Keep it cool – auch wenn’s heiss wird

Sommer-Events sind mega! Aber sie sind auch Arbeit. Und wer die Hitze unterschätzt, riskiert mehr als nur schlechte Laune. Mit ein bisschen Vorbereitung und viel Verantwortung kannst du dafür sorgen, dass dein Event nicht zum Ofen wird.

Und denk dran: Eine Veranstalter:in, die für genug Schatten und Wasser sorgt, ist mindestens so beliebt wie der Headliner. 💚