Datenschutz bei der Eventorganisation

Wir zeigen dir, worauf du als Veranstalter:in beim Datenschutz achten musst und wie dich Eventfrog dabei unterstützen kann.

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Kostenloses Webinar zum Thema Datenschutz

Als Veranstalter:in in der Schweiz musst du beim Datenschutz einiges beachten. Zudem tritt in der Schweiz zum 1. September 2023 das neue Datenschutzgesetz in Kraft. Weil dieses Thema im ersten Moment etwas überwältigend wirken kann, bieten wir dir als Veranstalter:in dazu eine kurze Schulung als Webinar an.

Präsentation Datenschutz bei der Eventorganisation Webinar 2023

Presentation Date Protection in Event Organisation Webinar 2023

Présentation Protection des données dans l'organisation de l'événement Webinaire 2023

Die wichtigsten Punkte zum Datenschutz in der Schweiz

  • Du brauchst eine Rechtsgrundlage, um personenbezogene Daten zu verarbeiten. Das kann entweder die Einwilligung der betroffenen Personen oder ein berechtigtes Interesse sein -  in deinem Fall ist es der aktuelle Event. Siehe dazu auch unsere ABG:
    § 5 Personenbezogene Daten:
    (2) Die Daten von Teilnehmern werden an die Veranstalter zum Zwecke der Einlasskontrolle und ordnungsgemäßer Durchführung der Events weitergegeben. Veranstalter verpflichten sich, diese Daten nur zu diesem Zweck und insbesondere nicht für weitergehende Marketingzwecke zu nutzen.
  • Wenn du personenbezogene Daten mit einer Einwilligung verarbeitest, achte darauf, dass die Einwilligung freiwillig und eindeutig ist. Die Betroffenen sollten leicht verstehen können, wofür sie ihre Einwilligung geben und wie sie sie widerrufen können.
  • Sammle nur die personenbezogenen Daten, die du wirklich benötigst, und beschränke die Verarbeitung auf den vereinbarten Zweck.
  • Datensicherheit: 
    • Schütze personenbezogene Daten durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen.
    • Wenn du einem Dritten die Verarbeitung von Daten in deinem Auftrag überträgst (z. B. Cloud-Dienstleister), schließe einen Vertrag ab.
    • Sollte selbstverständlich sein, aber gib die Daten NIE weiter.
LP Datenschutz für Veranstalter:innen

Wie Eventfrog dich beim Datenschutz unterstützt

Die Nutzung von Daten von Ticketkäufer:innen für Marketingzwecke ist grundsätzlich möglich, jedoch müssen bestimmte rechtliche Anforderungen erfüllt werden. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Eventfrog dich dabei unterstützen kann:

  • Maximale Sicherheit unsererseits:
    Deine Daten und die deiner Ticketkäufer:innen sind bei uns sicher. Wir halten uns an die DSGVO, nutzen ausschliesslich Server in der Schweiz und geben Daten nie an Dritte weiter.
  • Zweckbindung für den Event:
    Im Rahmen des Events kannst du die Daten der Besucher:innen nutzen. Das bedeutet, möchtest du Informationen teilen oder auf Angebote am Event hinweisen, so darfst du deine Ticketkäufer:innen kontaktieren.
  • Personalisierung-Feature: Mit unserer Personalisierung kannst du die Einwilligung einholen und abfragen, ob du die Ticketkäufer:innen für Marketingzwecke kontaktieren darfst.
    Wichtig: Wenn die Ticketkäufer:innen ihre Zustimmung gegeben haben, kannst du ihnen eine Nachricht schicken, um ihre Zustimmung erneut zu bestätigen. Erst nach ausdrücklicher Bestätigung ihrer Zustimmung darfst du sie für Marketingzwecke kontaktieren.

Maximaler Datenschutz und die Sicherheit der personenbezogenen Daten sich uns ein wichtiges Anliegen. 

Mehr zum Datenschutz und unser Manifest für maximalen Datenschutz findest du hier

Wie und wann betrifft mich das Thema Datenschutz als Veranstalter:in überhaupt? 

Das Thema Datenschutz betrifft alle Veranstalter:innen ab dem Verkauf des 1. Tickets. Ab da stellt sich die Frage des sicheren Umgangs mit den Daten und die Regelung der Prozesse (z.B. Zugriffsrechte auf die Entry App).  

Wie kann ich eine gültige Einwilligung zur Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten einholen und dokumentieren? 

Um eine Einwilligung zur Verarbeitung der Daten einzuholen, kannst du die Personalisierungsfunktion nutzen und so eine Abfrage der Einwilligung beim Kaufprozess von Tickets für deinen Event einbauen. Darin wird der Zweck der Datenverarbeitung, die Kategorien der verarbeiteten Daten und die Möglichkeit des Widerrufs deutlich gemacht. Deine Einwilligung wird schriftlich oder elektronisch dokumentiert. 

Welche Arten von personenbezogenen Daten darf ich als Veranstalter:in sammeln und zu welchen Zwecken darf ich sie verarbeiten?  

Als Veranstalter:in darfst du nur diejenigen personenbezogenen Daten sammeln und verarbeiten, die für den spezifischen Zweck meiner Veranstaltung erforderlich sind. Dazu gehören in der Regel Informationen wie Name, Kontaktdaten und gegebenenfalls besondere Bedürfnisse. Verarbeite nur die Daten, die für den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung notwendig sind. 

Wie kann ich sicherstellen, dass ich nur die notwendigen Daten sammle und speichere (Datenminimierung)? 

Um sicherzustellen, dass nur notwendigen Daten gesammelt werden, frage nur nach den Informationen, die für die Veranstaltung relevant sind. 

Wie kann ich die Sicherheit deiner personenbezogenen Daten während der Veranstaltung und bei der Datenübertragung gewährleisten? 

Ergreife angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Dazu gehören Maßnahmen wie die Verschlüsselung sensibler Daten, Zugangskontrollen und regelmäßige Software-Updates. 

Welche Aufzeichnungen muss ich über meine Datenverarbeitungstätigkeiten führen und wie lange muss ich sie aufbewahren?  

Führe eine Dokumentation über deine Datenverarbeitungstätigkeiten, einschließlich der Zwecke der Verarbeitung, der Kategorien von Datenempfänger:innen und der Speicherdauer. Diese Aufzeichnungen werden für einen angemessenen Zeitraum aufbewahrt, wie es die rechtlichen Anforderungen vorschreiben. 

Wir möchten darauf hinweisen, dass Eventfrog dich dabei unterstützen kann, die Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Dennoch liegt die Verantwortung für die Einhaltung der geltenden Gesetze weiterhin bei dir. Bitte nimm dir die Zeit und setze dich mit den Datenschutzbestimmungen und den gesetzlichen Anforderungen auseinander, um ihnen gerecht zu werden. Wir stehen dir gerne zur Seite, um sicherzustellen, dass du bei der Organisation deiner Veranstaltungen rechtlich auf der sicheren Seite bist.

Mehr zu Datenschutz im Hilfebereich

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Wir helfen gerne. Unser Telefonsupport ist Montag bis Freitag von 10:00 – 12:00 Uhr und 14:00 – 17:00 Uhr erreichbar.

E-Mail: support@eventfrog.net
Hotline: +41 62 588 04 50

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