Was ist das Gesamtkontingent, welchen Nutzen hat es und wie beeinflusst es die Ticketmenge?

Über das Gesamtkontingent lässt sich die Ticketmenge einfach beschränken. Diese Funktion lässt sich schon beim Erstellen des Events nutzen, oder nachdem Publizieren und dem ersten Ticketverkauf einsetzen.

Wann und wie nutze ich die Begrenzung des Gesamtkontingents?

  • Falls die Besuchermenge durch behördliche Auflagen reduziert wird, kannst du schnell reagieren und das Gesamtkontingent unkompliziert begrenzen: Statt Tickets einzeln in den jeweiligen Kategorien zu blockieren, kannst du einfach das Gesamtkontingent begrenzen.
    Hast du dann eine Obergrenze an Besucher*innen, musst du dich nicht entscheiden, wie viele «VIP-Tickets» und wie viele «Normale Tickets» du verkaufen willst. Stattdessen bestimmst du einfach, wie viele Tickets insgesamt noch erworben werden können.
  • Bei mehrtägigen Events, für die es Mehrtagespässe bzw. Kombi-Kategorie-Tickets (mehrere Events) und Einzeltickets gibt, kannst du ebenfalls einfach das Gesamtkontingent pro Tag einstellen und musst die Ticketmenge nicht mühsam und manuell anpassen oder aufteilen.

Wie begrenze ich das Gesamtkontingent bei der Eventerfassung?

Das Gesamtkontingent kannst du schon begrenzen, während du bei der Eventerfassung bist.

Im zweiten Schritt dem Erstellen des Events, legst du fest, ob du Tickets für deine Veranstaltung verkaufst. Hier kannst du die Anzahl der Kategorien anlegen. Jede Kategorie hat eine bestimmte Anzahl Plätze bzw. Tickets, die zu einem festgelegten Preis von dir angeboten werden.

Aus der Anzahl der Plätze pro Kategorie berechnet sich die Menge «Tickets total». Diese Menge bezeichnet alle angelegten Tickets.

Begrenzt du das Gesamtkontingent, so betrifft das lediglich die Menge die verfügbaren Tickets. Nur diese Menge kann von Ticketkäufern erworben werden.

Screenshot Gesamtkontingent beim Erfassen I

Wenn du bei der Checkbox «Gesamtkontingent begrenzen» das Häkchen setzt, kannst du einstellen, auf wie viele Tickets du die verfügbare Menge begrenzen willst.  Füge hier die Zahl für die gewünschte Menge ein.

Wie im Hilfetext steht, berücksichtigt die Begrenzung auch Kombi-Kategorien anderer Events, die mit diesem Event verknüpft sind. Mehr zu Kombi-Kategorien erfährst du hier >

Das bedeutet, dass Tickets anderer Events, die über Kombi-Kategorien mit diesem Event kombiniert werden, nachdem sie verkauft wurden, auch die verfügbare Menge von Tickets bei diesem Event reduzieren.

Wie du diese Funktionseinstellung am besten für dich nutzen kannst, erfährst du weiter unten im Artikel.

Screenshot Gesamtkontingent beim Erfassen II

Wie begrenze ich das Gesamtkontingent bei einem Event, den ich bereits publiziert habe?

Logge dich hierzu im Cockpit ein und wähle in der Übersicht den gewünschten Event an. Klicke auf «Bearbeiten» und gehe unter «Tickets & Saalplan» auf «Kategorien, Saalplan».

Hier kannst du unter anderem erkennen, ob dieser Event über Kombi-Kategorien mit anderen verknüpft ist. Willst du diesen Event mit anderen Veranstaltungen kombinieren, findest du hier eine Anleitung >

Klicke den Button «Kategorien bearbeiten», um die Menge verfügbarer Tickets einzugrenzen.

Hier siehst du bei «Tickets total» die insgesamt angelegte Ticketmenge in allen Kategorien für diesen Event. Setze nun das Häkchen bei «Gesamtkontingent begrenzen» und trage bei «Begrenzen auf» den gewünschten Wert für die maximal verfügbare Menge ein.

Bestätige eine Auswahl, indem du den grünen Button «Speichern» klickst.

Screenshot Gesamtkontingent später erfassen II

Wo kann ich sehen, wie viele Tickets noch für meinen Event verfügbar sind?

Gehe hierzu bei deinem Event auf «Verkauf» und dann auf «Statistiken». Wenn du das Gesamtkontingent korrekt begrenzt hast, erscheint dir hier ein Hinweis mit der Anzahl verfügbarer Tickets.

In unserem Beispiel erkennst du auch die Statistik für «Verkäufe nach Kategorie».
Bei «Kontingent» ist die ursprüngliche Menge der erfassten Tickets pro Kategorie dargestellt.
Unter «Verfügbare Tickets» siehst du die Menge «Total» erstellter Tickets, minus der zwei verkauften Tickets.

Man sieht, dass mehr Tickets bei Kategorien und bei Kontingent aufgeführt sind, als aktuell noch verfügbar sind und zum Verkauf stehen; so wie es oben im Hinweis beschrieben wird.
Tatsächlich verkauft werden können nur die 138 Tickets des Gesamtkontingents. Wie sich diese Menge auf die Kategorien verteilt, hängt nun vom späteren Ticketverkauf ab.

Beispiel:
Kaufst du jetzt 40 Tickets aus der Kategorie «VIP», so bleiben insgesamt nur 98 Tickets der Kategorie «Normal» verfügbar und Kategorie «VIP» ist ausverkauft.
Verkaufst du jedoch 40 Tickets der Kategorie «Normal», dann bleiben in der Kategorie «VIP» 40 Tickets und bei «Normal» 58 Tickets verfügbar.

Screenshot Gesamtkontingent Statistik

FAQs – Häufige Fragen & Antworten

Ich habe das Gesamtkontingent neu / später / nach dem Publizieren eingestellt. Wieso haben sich die Ticketmengen in den einzelnen Kategorien nicht automatisch angepasst?

Die Ticketmenge pro Kategorie wird nach der Begrenzung des Gesamtkontingents nicht eingeschränkt.

Verkauft werden kann nur die maximal verfügbare Menge an Tickets, wie sich diese auf die einzelnen Kategorien verteilt, hängt vom Verkauf ab. Willst du die verfügbare Anzahl an Tickets pro Kategorie einschränken, so musst du dass manuell anpassen.

Bei meinen Event lässt sich das Gesamtkontingent nicht begrenzen. Was kann ich tun?

Lässt sich das Gesamtkontingent nicht begrenzen, so hast du wahrscheinlichen einen zu niedrigen Wert für die gewünschte Ticketmenge eingestellt.

Hast du bereits mehr Tickets verkauft, als du für dein Gesamtkontingent eintragen willst, so kannst du dieses nicht auf die gewünschte Menge begrenzen.

Wieso sollte ich das Gesamtkontingent begrenzen, statt Tickets zu blockieren?

Grundsätzlich dient das Gesamtkontingent als der Begrenzung der Zahl der Teilnehmenden am Event über den Ticketverkauf.

Beim Blockieren werden Tickets temporär aus dem Verkauf genommen. Diese Tickets werden mit einer Anzahl pro Kategorie (vorübergehend) aus dem Online-Verkauf genommen. Sie können später wieder freigegeben werden oder anderen Einsatz finden.

Willst du die Teilnehmendenzahl unabhängig der Kategorie am Event begrenzen, empfiehlt sich die Begrenzung über das Ticketkontingent. So verkaufst du gegebenenfalls mehr Tickets aus höherpreisigen Kategorien, als wenn du die Ticketmengen pro Kategorie senkst oder blockierst.

Welchen weiteren Einsatz gibt es für die Funktion «Gesamtkontingent begrenzen»?

Du kannst du Funktion auch nutzen, wenn du Kombi-Kategorien verwendest. Möchtest du deinen Besucher*innen mit einem Ticket von Event A auch Zugang zu einem weiteren Event B gewähren, bei dem eine feste Besucher*innenanzahl angesetzt ist, kannst du diese Funktion nutzen. Begrenze das Kontingent beim Event B und starte dort ebenfalls regulär den Ticketverkauf. Kopple mithilfe der Kombi-Kategorien Event A und B und reguliere so die Besucher*innenanzahl bei beiden Events.

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