Eigentlich wollte das Team noch einmal Werbung machen. Doch da waren schon alle Plätze weg: Weniger als 24 Stunden nach der Veröffentlichung auf Eventfrog war das KI-Meetup in Chur ausgebucht. Selbst die zusätzlich freigegebenen Plätze blieben nicht lange verfügbar.
Den geplanten Werbepost konnte sich das Team damit sparen. Eine schöne Überraschung – und eine Bestätigung für ein Format, das künstliche Intelligenz zum Gesprächsthema macht.
Beim KI-Meetup treffen Menschen aufeinander, die beruflich mit KI arbeiten, daran forschen oder einfach wissen möchten: Was lässt sich damit eigentlich anfangen? Kurze Vorträge liefern konkrete Beispiele aus dem Alltag. Anschliessend bleibt Zeit, Fragen zu stellen, weiterzudiskutieren und neue Kontakte zu knüpfen.
Wer hinter dem Meetup steht
Hinter dem Format stehen Fabio Aresu von der Markenkern AG und Samuel Rhyner von der Code Crush GmbH. Sie haben das KI-Meetup ins Leben gerufen, gewinnen die Speaker und führen abwechselnd durch die Anlässe. Unterstützt wird das Format von GRdigital.Damit aus den Ideen ein gut organisiertes Meetup wird, kümmert sich Jennifer Frei um die Umsetzung. Die Junior-Projektleiterin der Churer Agentur Markenkern hält die Fäden zusammen. Dazu gehört auch, dass die Anmeldung für die Gäste genauso unkompliziert ist wie die Verwaltung für das Team.
Bei der Wahl der Ticketplattform musste das Team nicht lange suchen. Jennifer und ihre Kollegen kannten Eventfrog bereits und schätzten die einfache Bedienung. Praktisch war auch, dass sich Events mit und ohne Eintritt über dieselbe Plattform organisieren lassen. Denn die ersten Ausgaben des Meetups waren noch kostenpflichtig. Damals wickelte das Team die Zahlungen einfach über Eventfrog ab. Inzwischen ist die Teilnahme kostenlos. Die Plattform blieb, die Anmeldung ebenso unkompliziert.
Neues Meetup? Das letzte liefert die Vorlage
Ein neues Datum, andere Speaker, eine neue Location: Die nächste Ausgabe bringt genug Aufgaben mit sich. Da hilft es, wenn Jennifer bei der Eventerfassung nicht jedes Mal von vorne anfangen muss.Sie dupliziert das letzte Event und aktualisiert die Angaben. Weil das Meetup jedes Mal an einem anderen Ort stattfindet, hinterlegt sie auch die neue Location direkt im Event. So wissen die Gäste nicht nur, was sie erwartet, sondern auch, wo sie hinmüssen.
Jennifer Frei, Markenkern AG
Das Erstellen lief sehr einfach ab, die Bedienung ist intuitiv. Die Duplizieren-Funktion macht es zusätzlich einfacher und deutlich schneller.Viele Wege führen zum Meetup
Sobald das Event steht, macht das Team darauf aufmerksam. Auf LinkedIn und im Newsletter teilt es den Ticketlink. Auf Instagram verweist es auf Eventfrog, auf der eigenen Website führt ein Button zur Anmeldung. Auch die Speaker tragen ihren Teil bei: Sie teilen die Beiträge mit ihren Netzwerken und machen weitere Menschen auf das Meetup neugierig. Wer teilnehmen möchte, findet so über verschiedene Kanäle direkt zur Anmeldung. Für Teams, die ihre Anmeldung direkt auf der eigenen Website anbieten möchten, gibt es ausserdem die Möglichkeit, einen Eventfrog-Ticketshop einzubinden.
Alle Plätze weg. Und jetzt?
Bei der aktuellen Ausgabe füllten sich die Plätze schneller als erwartet. Noch bevor 24 Stunden vergangen waren, war das Meetup ausgebucht. Weil Jennifer auf Eventfrog jederzeit den Stand der Anmeldungen sehen konnte, reagierte das Team direkt und erhöhte das Kontingent. Doch auch die zusätzlichen Plätze waren schnell vergeben.
Mehr Anmeldungen bedeuteten dabei zum Glück nicht mehr Listenarbeit. Jede Buchung erschien automatisch in der Teilnehmendenliste auf Eventfrog. Eine separate Excel-Liste musste Jennifer weder führen noch laufend abgleichen. Für den Einsatz vor Ort lässt sich die Liste einfach exportieren. Und während sich die Plätze füllten, blieb es bei den Rückfragen zur Anmeldung ruhig: Von den Gästen kamen dazu keine Fragen. Für Jennifer ein gutes Zeichen, dass sie sich ohne Hilfe zurechtfanden.
Mehr Zeit fürs Meetup,
weniger Aufwand drumherum
Ein ausgebuchtes Meetup entsteht durch ein Thema, das neugierig macht, spannende Einblicke und Menschen, die andere dafür begeistern. In Chur kommt all das zusammen.
Eventfrog übernimmt dabei einen Teil, der im besten Fall einfach funktioniert: die Anmeldung und die Ticketverwaltung. Jennifer kann die nächste Ausgabe schnell vorbereiten, behält die vergebenen Plätze im Blick und spart sich die manuelle Listenpflege. So bleibt mehr Zeit für das, worauf sich die Gäste freuen: neue Perspektiven, gute Gespräche und die nächste Ausgabe. Nur den Werbepost sollte das Team vielleicht etwas früher einplanen.
Dein Thema bringt Menschen zusammen?
Ob Meetup, Vortrag oder Workshop: Mach es wie das Team in Chur: Event eintragen, Link teilen, Anmeldungen im Blick behalten.
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